會計憑證

簡介
　　有原始憑證和記账憑證。前者是在經濟業務最初發生之時即行填制的原始書面證明，如銷貨發票、款項收據等。後者是以原始憑證爲依據，作爲記入账簿內各個分類帳戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉账憑證等。傳遞
　　會計憑證的傳遞，是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管爲止的全部過程，即在企業、事業和行政單位內部有關人員和部門之間傳送、交接的過程。要規定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數，規定會計憑證傳遞的程序、移交的時間和接受與保管的有關部門。
　　在制定會計憑證的傳遞程序、規定其傳遞時間時，應注意一下兩個方面的問題，以合理的組織會計憑證的傳遞。
　　1.定傳遞路线。各單位應根據經紀業務的特點，結合內部機構和人員分工情況以及滿足經營管理和會計核算的需要，規定會計憑證的傳遞程序，並據此規定會計憑證的份數，使經辦業務的部門和人員能夠及時的辦理各種憑證手續，既符合內部牽制原則，又能加速業務處理過程，提高工作效率。
　　2.定傳遞時間。各單位要根據有關部門和人員辦理經濟業務的情況，恰當地規定憑證在各環節的停留時間和交接時間。
　　總之，會計憑證的傳遞既要能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時又要盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。傳遞的作用
　　會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，

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在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。爲了能夠利用會計憑證，及時反映各項經濟業務，提供會計信息，發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務，明確經濟責任，實行會計監督，具有重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起着在單位內部經營管理各環節之間協調和組織的作用。會計憑證傳遞程序是企業管理規章制度重要的組成部分，傳遞程序的科學與否，說明該企業管理的科學程序。
　　（1）有利於完善經濟責任制度經濟業務的發生或完成及記錄，是由若千責任人共同負責，分工完成的。會計憑證作爲記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，體現了經濟責任制度的執行情況。單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規定，進一步完善經濟責任制度，使各項業務的處理順利進行。
　　（2）有利於及時進行會計記錄從經濟業務的發生到账簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門盡早了解經濟業務發生和完成情況，並通過會計部門內部的憑證傳遞，及時記錄經濟業務，進行會計核算，實行會計監督。保管
　　會計憑證的保管是指會計憑證記账後的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
　　

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會計憑證的保管主要有下列要求：
　　1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原籤發單位蓋有公章的證明，並注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準後，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準後，代作原始憑證。
　　2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上籤章。
　　3 .會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，並由提供人員和收取人員共同籤名、蓋章。
　　4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記账憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記账憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
　　5.每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿後應當移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
　　6.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。作用
　　提供會計信息，會計人員可以根據會計憑證，對日常大量、分散的各種經濟業務，進行整理、分類、匯

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總、並經過會計處理，爲經濟管理提供有用的會計信息。
　　① 監督、控制經濟活動。通過會計憑證的審核，可以檢查經濟業務的發生是否符合有關的法律、制度，是否符合業務經營、帳務收支的方針和計劃及預算的規定，以確保經濟業務的合理、合法和有效性。
　　② 提供記账依據。會計憑證是記账的依據，通過會計憑證的填制審核，按照一定方法對會計憑證的及時傳遞，對經濟業務適時地記錄。
　　③ 加強經濟責任制。經濟業務後，需取得或填制適當的會計憑證，證明經濟業務已經發生或完成；同時要由有關的經辦人員，在憑證上籤字、蓋章、明確業務責任人。通過會計憑證的填制和審核，使有關責任人在其職權範圍內各負其責，並利用憑證填制、審核的手續制度進一步完善經濟責任制。意義
　　可以記錄經濟業務的發生和完成情況，爲會計核算提供原始依據；
　　可以檢查經濟業務的真實性、合法性和合理性，爲會計監督提供重要依據；
　　可以明確經濟責任，爲落實崗位責任制提供重要文件；
　　可以反映相關經濟利益關系，爲維護合法權益提供法律證據。裝訂

會計憑證裝訂前的準備

　　會計憑證裝訂前的準備，是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因爲原始憑

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證的紙張面積與記账憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大於後者，有時前者小於後者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。 對於紙張面積大於記账憑證的原始憑證，可按記账憑證的面積尺寸，先自右向後，再自下向後兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂後，還可以展开查閱。 對於紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記账憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據盡量粘在一起；同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕开，厚紙板棄之不用。 對於紙張面積略小於記账憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記账憑證後面，待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單等，但在記账憑證上應注明保管地點。 原始憑證附在記账憑證後面的順序應與記账憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。 會計憑證經過上述的加工整理之後，就可以裝訂了。

會計憑證的裝訂方法

　　會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，並在裝訂线上加貼封籤。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記账憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記账憑證和原始憑證的張數，並在封籤處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果採用單式記账憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。爲此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨登記保管，並在有關的記账憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。 匯總裝訂後的會計憑證封面如表所示： 會計憑證封面 憑證種類： XX年度 本月共 冊之第 冊 本冊號數： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止 單位名稱： 會計主管： 會計： 裝訂： 會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便於翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5至2.ocm爲宜，太厚了不便於翻閱核查，太薄了又不利於戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份爲單位裝訂，每月訂成一冊或若幹冊。有些單位業務量小，憑證不多，把若幹個月份的憑證合並訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。 爲了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂线的位置，如果太薄時可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會計在裝訂會計憑證時採用角訂法：裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：

具體操作步驟

　　（1）將憑證封面和封底裁开，分別附在憑證前面和後面，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半爲訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護角线。
　　（2）在憑證的左上角畫一邊長爲5釐米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底线上分布均勻地打兩個眼兒。
　　（3）用大針引线繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然後將兩端折向同一個方向，將线繩從中間穿過並夾緊，即可把线引過來，因爲一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。
　　（4）在憑證的背面打线結。线繩最好在憑證中端系上。
　　（5）將護角向左上側折，並將一側剪开至憑證的左上角，然後抹上膠水。
　　（6）向後折疊，並將側面和背面的线繩扣粘死。
　　（7）待晾幹後，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂线封籤處籤名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉账憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。種類

綜述

　　企業發生的經濟業務內容非常復雜豐富，用以記錄、監督經濟業務的會計憑證，也必然是五花八門、名目繁多。爲了具體地認識、掌握和運用會計憑證，首先要對會計憑證加以分類。按照會計憑證的填制程序和用途一般可以分爲原始憑證和記账憑證兩類。

原始憑證

　　原始憑證是記錄經濟業務已經發生、執行或完成，用以明確經濟責任，作爲記账依據的最初的書面證明

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文件，如出差乘坐的車船票、採購材料的發貨票、到倉庫領料的領料單等，都是原始憑證。原始憑證是在經濟業務發生的過程中直接產生的，是經濟業務發生的最初證明，在法律上具有證明效力，所以也可叫做“證明憑證”。原始憑證按其取得的來源不同，可以分爲自制原始憑證和外來原始憑證兩類。
　　（一）自制原始憑證。
　　自制原始憑證是指在經濟業務發生、執行或完成時，由本單位的經辦人員自行填制的原始憑證，如收料單、領料單、產品入庫單等。自制原始憑證按其填制手續不同，又可分爲一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記账編制憑證四種。
　　（1）一次憑證。一次憑證，是指只反映一項經濟業務，或者同時反映若幹項同類性質的經濟業務，其填制手續是一次完成的會計憑證。如企業購進材料驗收入庫，由倉庫保管員填制的“收料單”；車間或班組向倉庫領用材料時填制的“領料單”；以及報銷人員填制的、出納人員據以付款的“報銷憑單”等等，都是一次憑證。
　　（2）累計憑證。累計憑證是指在一定期間內，連續多次記載若幹不斷重復發生的同類經濟業務，直到期末，憑證填制手續才算完成，以期末累計數作爲記账依據的原始憑證，如工業企業常用的限額領料單等。使用累計憑證，可以簡化核算手續；能對材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業進行計劃管理的手段之一。
　　（3）匯總原始憑證。匯總原始憑證是指在會計核算工作中，爲簡化記账憑證的編制工作，將一定時期內若幹份記錄同類經濟業務的原始憑證按照一定的管理要求匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項經濟業務總括發生情況的會計憑證，如“發料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”、“現金收入匯總表”等都是匯總原始憑證。
　　匯總原始憑證只能將同類內容的經濟業務匯總填列在一張匯總憑證中。在一張匯總憑證中，不能將兩類或兩類以上的經濟業務匯總填列。匯總原始憑證在大中型企業中使用得非常廣泛，因爲它可以簡化核算手續，提高核算工作效率；能夠使核算資料更爲系統化，使核算過程更爲條理化；能夠直接爲管理提供某些綜合指標。
　　（4）記账編制憑證。
　　記账編制憑證是根據账簿記錄和經濟業務的需要編制的一種自制原始憑證。記账編制憑證是根據账簿記錄，把某一項經濟業務加以歸類、整理而重新編制的一種會計憑證。例如在計算產品成本時，編制的“制造費用分配表”就是根據制造費用明細账記錄的數字按費用的用途填制的。
　　（二）外來原始憑證。
　　外來原始憑證，是指在同外單位發生經濟往來關系時，從外單位取得的憑證。外來原始憑證都是一次憑證。如企業購买材料、商品時，從供貨單位取得的發貨票，就是外來原始憑證。

記账憑證

　　記账憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來確定經濟業務應借、應貸的會計科目和金額而填制的，作爲登記账簿直接依據的會計憑證。在前面的章節中曾指出，在登記账簿之前，應按實際發生經濟業務的內容編制會計分錄，然後據以登記账簿，在實際工作中，會計分錄是通過填制記账憑證來完成的。
　　由於原始憑證來自不同的單位，種類繁多，數量龐大，格式不一，不能清楚地表明應記入的會計科目的名稱和方向。爲了便於登記账簿，需要根據原始憑證反映的不同經濟業務，加以歸類和整理，填制具有統一格式的記账憑證，確定會計分錄，並將相關的原始憑證附在後面。這樣不僅可以簡化記账工作、減少差錯，而且有利於原始憑證的保管，便於對账和查账，提高會計工作質量。
　　記账憑證按其適用的經濟業務，分爲專用記账憑證和通用記账憑證兩類。
　　（一）專用記账憑證，是用來專門記錄某一類經濟業務的記账憑證。專用憑證按其所記錄的經濟業務是否與現金和銀行存款的收付有無關系，又分爲收款憑證、付款憑證和轉账憑證三種。
　　（1）收款憑證。收款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金收款業務的憑證，它是根據現金和銀行存款收款業務的原始憑證填制的。
　　（2）付款憑證。付款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金付款業務的憑證，它是根據現金和銀行存款付款業務的原始憑證填制的。
　　收款憑證和付款憑證是用來記錄貨幣收付業務的憑證既是登記現金日記账、銀行存款日記账、明細分類账及總分類账等账簿的依據，也是出納人員收、付款項的依據。出納人員不能依據現金、銀行存款收付業務的原始憑證收付款項，必須根據會計主管人員或指定人員審核批準的收款憑證和付款憑證收付款項，以加強對貨幣資金的管理，有效地監督貨幣資金的使用。
　　（3）轉账憑證。轉账憑證是用來記錄與現金、銀行存款等貨幣資金收付款業務無關的轉账業務（即在經濟業務發生時不需要收付現金和銀行存款的各項業務）的憑證，它是根據有關轉账業務的原始憑證填制的。
　　轉账憑證是登記總分類账及有關明細分類账的依據。
　　（二）通用記账憑證。
　　通用記账憑證的格式，不再分爲收款憑證、付款憑證和轉账憑證，而是以一種格式記錄全部經濟業務。
　　在經濟業務比較簡單的經濟單位，爲了簡化憑證可以使用通用記账憑證，記錄所發生的各種經濟業務。
　　記账憑證按其包括的會計科目是否單一，分爲復式記账憑證和單式記账憑證兩類。
　　（1）復式記账憑證。
　　復式記账憑證又叫做多科目記账憑證，要求將某項經濟業務所涉及的全部會計科目集中填列在一張記账憑證上。復式記账憑證可以集中反映账戶的對應關系，因而便於了解經濟業務的全貌，了解資金的來龍去脈；便於查账，同時可以減少填制記账憑證的工作量，減少記账憑證的數量；但是不便於匯總計算每一會計科目的發生額，不便於分工記账。上述收款憑證、付款憑證和轉账憑證的格式都是復式記账憑證的格式。
　　（2）單式記账憑證。
　　單式記账憑證又叫做單科目記账憑證，要求將某項經濟業務所涉及的每個會計科目，分別填制記账憑證，每張記账憑證只填列一個會計科目，其對方科目只供參考，不據以記账。也就是把某一項經濟業務的會計分錄，按其所涉及的會計科目，分散填制兩張或兩張以上的記账憑證。
　　單式記账憑證便於匯總計算每一個會計科目的發生額，便於分工記账；但是填制記账憑證的工作量變大，而且出現差錯不易查找。
　　記账憑證按其是否經過匯總，可以分爲匯總記账憑證和非匯總記账憑證。
　　（一）匯總記账憑證。
　　匯總記账憑證是根據非匯總記账憑證按一定的方法匯總填制的記账憑證。匯總記账憑證按匯總方法不同，可分爲分類匯總和全部匯總兩種。
　　（1）分類匯總憑證。分類匯總憑證是根據一定期間的記账憑證按其種類分別匯總填制的，如根據收款憑證匯總填制的“現金匯總收款憑證”和“銀行存款匯總付款憑證”；以及填制的“現金匯總付款憑證”和“銀行存款匯總付款憑證”；以及根據轉账憑證匯總填制的“匯總轉账憑證”都是分類匯總憑證。
　　（2）全部匯總憑證。全部匯總憑證是根據一定期間的記账憑證全部匯總填制的，如“科目匯總圖表”就是全部匯總憑證。
　　（二）非匯總記账憑證
　　非匯總記账憑證，是沒有經過匯總的記账憑證，前面介紹的收款憑證、付款憑證和轉账憑證以及通用記账憑證都是非匯總記账憑證。
　　原始憑證與記账憑證之間存在着密切的聯系。原始憑證是記账憑證的基礎，記账憑證是根據原始憑證編制的。在實際工作中，原始憑證附在記账憑證後面，作爲記账憑證的附件；記账憑證是對原始憑證內容的概括和說明；原始憑證有時是登記明細账戶的依據。

二者差別

　　三、記账憑證和原始憑證同屬於會計憑證，但二者存在着以下差別：
　　（1）原始憑證是由經辦人員填制的；記账憑證一律由會計人員填制。
　　（2）原始憑證是根據發生或完成的經濟業務填制；記账憑證是根據審核後的原始憑證填制。
　　（3）原始憑證僅用以記錄、證明經濟業務已經發生或完成；記账憑證要依據會計科目對已經發生或完成的經濟業務進行歸類、整理。
　　（4）原始憑證是填制記账憑證的依據；記账憑證是登記账簿的依據。