業務流程管理

業務流程管理的優勢

1. 節省時間與金錢

　　BPM是提供業務流程建模、自動化、管理與優化的準則與方法。一個成功的BPM方案包括正確商業領導和技術的組合，可以大幅縮短流程周期（有時高達90%）和降低成本。這種效果在跨部門、跨系統和用戶的流程中尤爲突出。從技術的角度看，一個獨立的BPM系統能夠輕易地與現有的應用軟件如CRM、ERP和ECM相集成，而無需重新設計整個系統。

2. 改善工作質量

　　除了節省時間和成本的優點外，已經實施BPM 的企業也發現了其它幾項關鍵優點。首先，可以大幅降低甚至消除造成企業損失的錯誤，如丟失表格和文件或錯誤存檔、遺漏重要信息或必要審查。其次，顯著改善流程的可視化程度，所有參與流程者不僅被授權了解自己在流程中的角色，而且確切地了解流程在任何時候的狀態。第三，有了可視化，也就明確了職責，所有人都完全清楚地知道什么時候應當完成哪些工作。不再有借口造成延誤、誤會或疏忽。最後，可提高一致性，公司內部和外部各方對工作都有明確的期望。結果使得員工、客戶和合作夥伴都有了更高的滿意度和向心力。

3. 固化企業流程

　　只要不是單個人獨立完成全部工作的個人作坊性質，企業從它的誕生起，就存在着流程，並且隨着企業的不斷成長，其流程越來越多，越來越復雜。幾乎每個企業都針對各類業務流程和事務流程有一套規章制度，隨着管理的細化和規範化，企業的規章制度是越來越厚，而執行這些規章制度的人卻越來越墜入謎團中。可想而知，這些影響着企業生命的核心流程的執行效果會怎樣了。
　　有些企業已經認識到了這點，甚至花巨資請專業的咨詢公司來重新肅清流程、規劃流程，但很多企業中由於人的原因，如礙於情面、越級審批、不照章辦事等，而造成應用的失敗。
　　企業業務流程管理系統就能在應用的初期階段達到這樣的首要應用目標，通過系統固化流程，把企業的關鍵流程導入系統，由系統定義流程的流轉規則，並且可以由系統記錄及控制工作時間，滿足企業的管理需求及服務質量的要求，真正達到規範化管理的實質操作階段。

4. 實現流程自動化

　　有人做過一個行爲分析，發現一個流程的處理時間中90%是停滯時間，真正有效的處理時間很短。並且在流程處理過程中需要人員去用“腿”、用“電話”等其他手段去推進，不僅耗時耗力，而且效果差，時時有跟單失蹤或石沉大海的情況發生。通過業務流程管理系統，利用現有的成熟技術、計算機的良好特性，很好地完成企業對這方面的需求，信息只有唯一錄入口，系統按照企業需要定義流轉規則，流程自動流轉，成爲企業業務流程處理的一個“不知疲倦”的幫手。

5. 實現團隊合作

　　傳統的職能式企業組織架構，自有它的應用範圍和優勢，但我們發現企業的很多流程不僅僅靠一個部門來完成，更多的是企業部門間的協同合作，特別是有些企業還存在着跨地域的合作，如採購流程，它涉及到生產部門、採購部門、庫管部門、財務部門、商務部門、合同籤署中的法律部門以及企業的高層管理部門。如果我們還以傳統的職能部門的思維考慮流程，就可能患“近視眼”、注重部門利益忽視企業利益、重視部門上司的感覺忽視實效，並且還容易導致部門之間權責不清的灰色地帶。而作爲企業的業務流程存在着各業務部門的天然聯系，其流暢的業務處理是需要各部門以企業的利益爲最高利益，協同工作。
　　業務流程管理系統以流程處理爲面向，自動地串起各部門，即利用現在先進的互聯網技術串起各地域，達到業務流程良好完成的目的，並且企業的很多高管人員的意識已遠遠超出一套業務流程管理系統，更多的希望憑借這樣的系統，形成企業協同工作的團隊意識，配合完成自己的企業文化。

6. 優化流程

　　流程在制定出來以後，沒有人能保證這樣的流程就是合理科學有效的，即使是當時合理科學有效的系統，由於我們身處的市場環境的變化、組織結構的隨之變化、營銷服務策略的隨之變化，很難說能繼續保持這種優勢。一套好的業務流程管理系統不僅僅可以具備以上的諸多好處，而且隨着流程的執行流轉，系統能夠以數據、直觀的圖形報表報告哪些流程制定得好，哪些流程需要改善，以便提供給決策者科學合理決策的依據，而不是單靠經驗，從而達到不斷優化的目的，呈螺旋式上升的趨勢。

7. 向知識型企業轉變

　　企業老板經常環顧員工下班後空蕩蕩的辦公室，問自己我的企業還剩下什么，還值多少錢。而業務流程管理系統通過固化流程，讓那些隨着流程流動的知識固化在企業裏，並且可以隨着流程的不斷執行和優化，形成企業自己的知識庫，且這樣的知識庫越來越全面和深入，讓企業向“有生命會呼吸”的知識型和學習型企業轉變。如一個新進入公司的員工，他能夠通過企業業務流程管理系統很快地熟悉企業及企業的業務處理，並且可以通過流程固化形成的知識庫不斷充實自己及提高處理流程的難度和水平。業務流程管理2.0
　　流程管理2.0概念的提出標志着國內管理咨詢發展的一個新階段。
　　以往咨詢項目的一般過程是顧問調研、顧問分析、顧問建議、顧問匯報，是以顧問工作爲核心的形式，企業方的參與主要有配合調研、方案審議，參與的程度不深和人員範圍不廣，往往導致咨詢方案被束之高閣，因爲企業方真正理解咨詢方案的人不多，也就更加談不上理解後的實施落地了。
　　延展咨詢主要成員經過多年的管理咨詢實踐經驗，逐步實踐並最終總結出了流程管理2.0的概念，是對傳統咨詢模式的一種升華。

從形式上看

　　流程管理2.0的咨詢方式下，企業方是工作的主體，顧問是理念、方法的提供者和過程的推動者。合作過程中，通過顧問有節奏有步驟的多頻次的培訓、研討，組織企業方成員在掌握流程理念、流程方法的同時，去具體實踐流程描述、流程串講、流程審定、流程宣貫、流程稽查等一系列流程管理過程，並在過程中，通過逐步擴大的人員輻射圈，形成全員流程意識和流程方法。流程管理2.0與傳統流程咨詢的主要差異是更重視通過流程梳理的過程，使企業掌握流程管理方法，從基礎上建立自我、持續的流程管理能力。
　　流程管理2.0要求顧問不僅自己明白，更重要的是引導企業，讓企業自己建立“自我覺醒”的能力，所以實際上對顧問提出了更高的要求，包括交流能力、推進能力，尤其是推進能力更爲突出。

從成果上看

　　共性的成果之一是一系列的流程文件，差異是輸出者不同，一爲企業爲主體，一是顧問爲主體。
　　流程管理2.0的最大成果是幫助企業培養、建立了一支流程管理團隊，從而能推動從流程體系架構、到跨部門流程建立與梳理以及如何通過系統性的流程宣貫和稽查保障流程得到有效落地的一系列過程。從另一個角度講，培養了一批站在企業角度，而不僅是部門利益角度思考的人員隊伍，爲企業積累了一批後備管理儲備人才。
　　流程管理2.0的另一軟性成果是刺激企業自我反省部門牆，注意，是企業自我反省。流程管理2.0引發參與者比較大的感慨大致爲：原來事情不是這樣的；自己容易很明白，讓別人明白就比較難了。從表達方式上也有很大的變化，從一开始只講“我”或“我們部門”，到講“我們”以及“這個流程”，體現出來的是交流時的換位意識、全局整體觀念，而不是以往的封閉的自我保護式的反擊。業務流程管理的挑战
　　*業務主管希望企業的流程能夠與不斷變化的業務環境保持同步，而IT主管希望對不斷變化的業務需求迅速做出響應，以較低的成本進行改變
　　*經營管理者希望對企業流程的執行進行通盤的監控和績效分析，更好的協調業務，做出更迅速、有效的決策
　　*業務系統越來越多也越來越復雜，完成一筆業務需要人工訪問多個系統流程管理社區（BPC)
　　BPC是Business Process Community的縮寫，全名是業務流程社區業務流程管理應用案例與應用前景
　　雖然ERP仍是目前企業最爲關注的焦點，也是企業資源的集中所在，但業務流程管理的應用已逐漸紅火起來。
　　微軟在發布新產品時，需要確保包裝盒以及裏面的資料都準備好。而不同國家喜歡不同的標志、顏色，需要不同的法律條款，說明書也需要不同語言的版本。以往通過電子郵件來實現車間與設計部門的協作來完成這些工作，一般會牽涉8個以上的內部業務部門和位於15個國家的業務團隊，常常需要數月的時間。而在選擇業務流程管理系統(Ultimus)將整個包裝流程管理自動化後，大大縮短了包裝流程執行的時間，效率效益十分明顯。?
　　在我國，金橋科技股份有限公司於2001年引入甲骨文(Oracle)ERP系統後，目前已有的系統架構已無法滿足現實及未來發展的需要，公司於是以其核心流程爲優先，开發了若幹基於ERP的相應的BPM，訂單流程管理系統——Easy Flow就是其中之一。通過：Easy Flow大大節省了原來以電子郵件處理相關信息的時間，有效管控了各環節的作業時效，提高了訂單處理效率。由於Easy Flow系統直接從ERP數據庫獲取所需數據，因此也提高了數據的一致性與正確性。這是國內一個較爲成功的BPM應用案例。
　　BPM作爲一個概念在發達國家已經非常成熟，一些銳意變革的企業紛紛實施，以此確立、優化並實施一套全新的業務流程，實現自身的战略目標。世界500強公司每年花費超過20億美元用於業務流程的數字化改造，在不觸動企業當前業務的前提下通過修正業務流程提升企業的生產效率。人們廣泛認爲下一代的信息系統將是一個嶄新的以BPM爲中心、以企業流程爲基礎的IT產品市場。有研究認爲到2008年至少有90％的世界級大公司將在其核心系統中應用BPM，那時企業要么應用BPM，要么不用BPM從而失去競爭的資格。?
　　雖然BPM引入我國的時間不長，但由於當今企業的業務流程越來越復雜，企業內部和企業間存在許多復雜的業務流程需要管理，因此BPM技術在我國具有非常廣闊的應用前景。但實施ERP將改變整個企業的業務模式，員工可能不愿或無力接受太快的變化，所以企業在實施過程中會遇到很多障礙。因此，實施BPM不需要一下子將所有的流程都實現自動化，可以先實現一、兩個流程的自動化並獲得價值，然後再實現更多流程的自動化，這樣更容易被企業和員工所接受。